بله، بخش پیام‌های اداری سامانه، محیطی امن و سازمانی برای تبادل پیام بین کارکنان فراهم کرده است. کاربران می‌توانند پیام‌های جدید ارسال کنند، پیام‌های دریافتی را مشاهده و آرشیو کنند و حتی با استفاده از زونکن‌ها، مکاتبات خود را طبقه‌بندی نمایند.

تمامی پیام‌ها در تاریخچه ثبت شده و قابلیت پیگیری، ارجاع و تعیین وضعیت (خوانده‌شده، در انتظار پاسخ، اقدام‌شده و...) دارند.

بخش دبیرخانه سامانه، مسئول ثبت، شماره‌دهی، اسکن، بایگانی و پیگیری نامه‌های وارده و صادره است. هر نامه دارای کد یکتا، فرستنده، گیرنده، تاریخ ثبت و مسیر گردش مشخص می‌باشد.

گردش نامه‌ها به صورت سیستمی و خودکار انجام می‌شود و دبیرخانه می‌تواند وضعیت هر نامه را از لحظه ورود تا بایگانی نهایی مشاهده کند.

بله، هر پیام یا نامه در سامانه می‌تواند دارای یک یا چند اقدام (Action) باشد. پس از ارجاع، سامانه به‌صورت خودکار وضعیت انجام کار، تأخیر، یا اقدام انجام‌شده را ثبت کرده و به ارجاع‌دهنده اطلاع می‌دهد.

همچنین امکان ارسال یادآور خودکار (Notification) برای پیگیری کارهای در انتظار اقدام وجود دارد تا هیچ درخواست یا نامه‌ای بدون پیگیری باقی نماند.

امنیت داده‌ها در این سامانه در بالاترین سطح رعایت شده است. هر کاربر فقط به پیام‌ها و نامه‌های مربوط به سطح دسترسی خود دسترسی دارد و تمامی تبادلات اطلاعاتی رمزنگاری می‌شوند.

علاوه بر این، گزارش حسابرسی (Audit Log) تمام فعالیت‌ها مانند مشاهده، ارجاع، حذف و چاپ را ثبت کرده و از هرگونه دسترسی غیرمجاز جلوگیری می‌کند.

بله، سامانه از امضای دیجیتال پشتیبانی می‌کند تا مدیران بتوانند نامه‌ها و مستندات رسمی را بدون نیاز به چاپ، امضا و تأیید نمایند. امضاهای دیجیتال با گواهی معتبر رمزنگاری می‌شوند و در سیستم قابل راستی‌آزمایی هستند.

این قابلیت نه‌تنها زمان فرآیندها را کاهش می‌دهد بلکه از جعل یا تغییر در اسناد نیز جلوگیری می‌کند.

بله، سامانه اتوماسیون اداری به‌صورت ماژولار طراحی شده و می‌تواند با سایر سامانه‌های سازمانی مانند مدیریت منابع انسانی، حضور و غیاب، قراردادها و ERP ارتباط برقرار کند. این یکپارچگی باعث می‌شود تبادل اطلاعات بین واحدها بدون خطا و با سرعت بالا انجام شود.

همچنین از APIهای استاندارد برای ارتباط با سیستم‌های بیرونی پشتیبانی می‌کند.

بله، یکی از قابلیت‌های پیشرفته این سامانه، تعریف گردش کار برای انواع نامه‌ها و پیام‌هاست. هر نامه می‌تواند مسیر خاصی شامل مراحل بررسی، تأیید و تصویب داشته باشد که به صورت خودکار اجرا می‌شود.

مدیر سیستم می‌تواند مسیرها را بر اساس ساختار سازمانی و سطح اختیارات کاربران تنظیم کند تا فرآیندها منظم و شفاف انجام شوند.

بله، سامانه اتوماسیون اداری به‌صورت کاملاً تحت وب طراحی شده و بر روی مرورگرهای مدرن بدون نیاز به نصب نرم‌افزار جانبی قابل استفاده است. نسخه موبایل نیز برای دسترسی سریع مدیران به پیام‌ها و نامه‌ها در هر زمان و مکان طراحی شده است.

این ویژگی به کارکنان کمک می‌کند در مأموریت، جلسات یا خارج از سازمان هم بتوانند نامه‌ها را مشاهده و تأیید کنند.

بله، سامانه به‌صورت بومی‌سازی‌شده برای محیط‌های فارسی طراحی شده است. تمامی فرم‌ها، تاریخ‌ها و گزارش‌ها بر پایه تقویم شمسی تنظیم شده و از نگارش راست‌به‌چپ (RTL) پشتیبانی می‌کند.

این ویژگی باعث می‌شود کاربران ایرانی بدون نیاز به تغییر تنظیمات یا تبدیل تاریخ‌ها از سامانه استفاده کنند.